Wanneer je het online samenwerken niet goed aanpakt binnen je organisatie kan je voor een aantal grote problemen komen te staan. Zo wordt de communicatie stroperig, raken medewerkers gefrustreerd, ontstaat er een kloof tussen thuis- en kantoorwerkers en voelen thuiswerkers zich achtergesteld of buitengesloten. Wij geven je tips en tools om het online samenwerken tot een succes te maken.
Maak van online samenwerken een succes
Het traditionele werken kent vele nadelen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan die eindeloze meetings, de papierberg aan documenten en het niet (op tijd) beschikken over bepaalde informatie of bestanden. Onder andere door deze nadelen zijn we online samenwerken als sneller en slimmer gaan zien.
Wil je met je organisatie online gaan samenwerken, dan is het erg belangrijk om vooraf goed na te denken hoe je dit aan wilt pakken. Doe je dit niet dan kom je voor een aantal uitdagingen te staan. We sommen er even een paar voor je op:
1. Gebruik van verschillende tools
Wanneer het virtueel samenwerken niet goed wordt geregeld, bestaat de kans dat verschillende tools voor hetzelfde doel worden gebruikt. Zo kan het voorkomen dat het ene team voor projectmanagement Asana gebruikt en het andere Trello. Dit bevordert niet echt het effectief online samenwerken. Niet alleen werken teams en medewerkers langs elkaar heen, maar het leidt ook tot productiviteitsverlies en onnodige (tijds)investeringen voor IT.
2. Andere versies van documenten
Het gebeurt nogal eens dat er verschillende versies van documenten in omloop zijn. Zeker wanneer met traditionele (niet-online) tekstbestanden en spreadsheets wordt gewerkt.
3. Geen non-verbale communicatie
De communicatie verslechtert wanneer mensen niet (goed) gebruikmaken van zogenaamde collaboration tools en/of wanneer er geen goede afspraken zijn gemaakt over de communicatietools. Daarnaast heb je online minder mogelijkheden voor non-verbale communicatie. Face to face signaleer je bijvoorbeeld makkelijker dat een collega weliswaar akkoord gaat, maar met grote tegenzin.
4. Wat doet mijn collega eigenlijk?
Wanneer mensen remote werken, elkaar onvoldoende fysiek treffen en collaboration tools niet goed worden gebruikt, kunnen collega’s niet precies van elkaar weten waar ze mee bezig zijn én wat er allemaal speelt.
5. Gebrek aan saamhorigheid
Keer op keer wordt het bewezen: op sociaal vlak kan online communicatie zijn real-life tegenhanger niet volledig vervangen. Bij te weinig fysieke ontmoetingen voelen mensen zich minder verbonden met collega’s en het bedrijf (én ontstaan er sneller misverstanden).
5 tips voor online samenwerken
Gelukkig staan er tegenover alle uitdagingen meer dan voldoende tips en tools om deze valkuilen te ontwijken. Laten we beginnen met de tips:
1. Level playing field voor online vergaderen
Online samenwerken betekent dat je ook online moet vergaderen. Een bekend probleem is dat online vergaderaars zich minder betrokken voelen dan hun collega’s op kantoor. Creëer daarom een zogeheten level playing field. In zo’n gelijk speelveld zit iedereen op kantoor aan een eigen laptop (en liefst ook in een eigen ruimte).
2. Minimaliseer het aantal vergaderingen
Hoeven jullie niet per se te overleggen maar moet er vooral informatie uitgewisseld worden? Schrap dan de vergadering en grijp naar project management- of instant messaging-tools. Dit is efficiënter én geeft meer flexibiliteit.
3. Organiseer regelmatig check-ins met elkaar
Hoe belangrijk tools voor bijvoorbeeld online collaboration en instant messaging ook zijn, het is belangrijk om elkaar regelmatig te spreken. Zowel online als in real life. Zo ontstaat er namelijk een dieper interactieniveau. Nog een tip: plan altijd iets langer in voor online vergaderingen, zodat je achteraf kunt napraten over zowel zakelijke als persoonlijke kwesties. Zie dit als een investering in het welzijn van de medewerkers en hun productiviteit.
4. Afspraken waar iedereen zich goed bij voelt
Bij online samenwerken zijn duidelijke afspraken belangrijk omdat de zaken wat minder een natuurlijk verloop nemen dan op kantoor. Maak bijvoorbeeld afspraken over vaste kantoordagen, welke communicatiemiddelen waarvoor worden gebruikt, hoe conflicten worden opgelost, op welke wijze besluiten worden genomen en of er een level playing field bij vergaderingen geldt. Het is belangrijk dat iedereen zich prettig voelt bij de afspraken, want ieder team en elke medewerker heeft zijn eigen wensen en behoeften.
5. Werk actief aan de bedrijfscultuur
Online komt de bedrijfscultuur moeilijker tot stand. Managers doen er daarom verstandig aan om na te denken over de vraag hoe online samenwerken zich verhoudt tot de bedrijfscultuur, het goede voorbeeld te geven bij het uitdragen van de cultuur én te zorgen voor beleid en evenementen die de cultuur creëren en in stand houden.
Tools die je helpen om online samenwerken efficiënt te maken
Tools zijn een belangrijke technologische basis onder efficiënt en effectief online samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
Documentmanagementsysteem
Het is een pre als je beschikt over een goed documentmanagementsysteem (DMS) voor het verzamelen, traceren, sorteren en opslaan van elektronische documenten zoals tekstbestanden, afbeeldingen, PDF’s en gedigitaliseerde papieren documenten. Dit zorgt er namelijk voor dat medewerkers altijd beschikken over de juiste en meest actuele bestanden.
Startportaal gebruikt bijvoorbeeld SharePoint, OneDrive en de netwerkschijf als basis voor een gebruiksvriendelijk DMS, waarbij alles wordt getoond binnen één documentenapplicatie.
Tools voor real-time online samenwerken in bestanden
Daarop aansluitend: gedoe met verschillende versies van documenten die in omloop zijn kun je voorkomen via SaaS-tools voor het real-time samenwerken in bestanden. Er is dan maar één versie van het document, dat altijd up-to-date is. Bovendien kun je live zien welke aanpassingen je collega’s doen. Dit kan bijvoorbeeld met de Office-applicaties van Microsoft 365.
Sociale tools
Een belangrijke tool voor zowel de communicatie als de sociale interactie is een intranet. Moderne intranetten zijn sociaal, interactief en persoonlijk én te integreren met allerlei andere bedrijfsapplicaties. Ze bevatten bijvoorbeeld functionaliteiten als nieuwsvoorziening, contactinformatie, gecentraliseerde toegang tot documenten, samenwerkingsmogelijkheden, kalenders en planningssystemen.
Daarnaast kun je nadenken over tools waarmee je online kunt socializen. Creëer bijvoorbeeld sociale communities in Yammer. En natuurlijk kun je een vrijdagmiddagborrel organiseren via Teams.
Digitale werkplek
Een belangrijke tool die veel van de bovenstaande tools kan integreren is – zoals we hierna zullen uitleggen – een digitale werkplek zoals Startportaal. Met een digitale werkplek kun je ervoor zorgen dat je werknemers efficiënt en effectief online kunnen samenwerken doordat iedereen met dezelfde tools werkt.
Online samenwerken en Startportaal: één omgeving voor alles
In Startportaal worden alle applicaties, informatie, documenten, processen, taken en het intranet samengevoegd en gepersonaliseerd aangeboden binnen één omgeving. Dat geldt niet alleen voor cloud- of webapplicaties: ook legacy-systemen en remote desktops kunnen worden geïntegreerd.
Binnen de Activiteitenfeed kun je de belangrijkste taken en notificaties integreren. Daardoor kunnen medewerkers efficiënter informatie verwerken en sneller taken uitvoeren zonder de digitale werkplek te verlaten.
Bovendien kunnen taken, informatie en processen voor zowel individuen als groepen gebruikers uit externe systemen worden gehaald en slim worden aangeboden, op een manier en moment waarop ze relevant zijn. Een hoge mate van personalisatie is mogelijk: wat er wordt getoond op het dashboard, is afhankelijk van onder andere iemands rol, locatie, netwerk en apparaat.
Tot slot maakt Startportaal het mogelijk om het intranet en losse intranet elementen te integreren binnen de digitale werkplek (of omgekeerd).
Hulp nodig?
Wil jij na het lezen van dit artikel de betrokkenheid van je remote medewerkers ook vergroten, maar heb je nog niet de juiste tools? Neem dan vooral even contact met ons op om de mogelijkheden van Startportaal voor jouw organisatie te bekijken.
