Vlak voor de kerstdagen werd de Startportaal al bij het personeel aangekondigd, maar het duurde nog even voor ze er echt mee aan de slag konden. Afgelopen week was het dan zover: Annenborch kan aan de slag met hun nieuwe online werkplek.
Chaotisch en onveilig
We spraken Janneke Pander, de bestuurder van de Brabantse ouderenzorginstelling. Janneke kwam in 2017 bij Annenborch. Er zat toen nog weinig structuur in het digitale geheel. Er moest lang gezocht worden om bestanden te vinden en documenten werden gewoon per mail verstuurd – ook persoonlijke dossiers. Van werken in de cloud met een online werkplek was absoluut nog geen sprake. Deze achterhaalde manier van werken bracht uiteraard problemen met zich mee: het was erg inefficiënt en bovendien niet erg AVG-proof.
“We hebben Annenborch toen laten analyseren door 4Consult,” vertelt Janneke. “Daaruit kwamen zo’n 75 punten, waarvan er zeker 68 de hoogste prioriteit hadden. Ik zei, jongens, dat gaan we niet redden. We beginnen eerst maar eens gewoon helemaal opnieuw en dan spreken we elkaar later wel weer. En dat hebben we gedaan.”
Verbetering
Vervolgens hebben de medewerkers van Annenborch alles op alles gezet om eerst te voldoen aan de gewenste pakketsamenstelling. Er veranderde veel: de juiste systemen werden aangeschaft zodat de boekhouding digitaal gedaan kon worden en met de aanschaf van een nieuw roostersysteem was er ineens een koppeling met het (tevens nieuwe) salarissysteem. Toen alles wat meer op orde was, werd er weer contact opgenomen met 4Consult voor een online werkplek. Vervolgens werd de netwerkapparatuur vervangen en inmiddels is de gehele ICT-infrastructuur in beheer van 4Consult.
Janneke: “Onze accountant werkt met een soort stoplichtsysteem. ICT en fraudegevoeligheid waren altijd knalrood. Het staat nu nog op geel, maar na de laatste analyse van 4Consult is er eindelijk aangegeven dat ze weer vertrouwen hebben in de toekomst op dit vlak. Dus we zijn echt apetrots!”
Naar een online werkplek
En nu kunnen alle medewerkers aan de slag met Startportaal. Met een online werkplek zijn ze niet alleen meer helemaal up to date, maar ook klaar voor de toekomst. En hoe is de eerste indruk van Startportaal? “Ja, echt een eitje! Ein-de-lijk. Ik ben benieuwd hoeveel digitale bagger we straks weg kunnen gooien,” aldus Janneke. “Straks hebben we gewoon alle documenten op een plek en kan iedereen online samenwerken. Nooit meer verwarring over wat de laatste versie is en of het bestand wel gemaild was. Dat lijkt me echt een feestje! Eindelijk is Annenborch naar de moderne tijd.”
Is jouw organisatie ook op zoek naar de ideale online werkplek? Of wil je gewoon eens zien hoe het allemaal werkt? Kijk dan eens hier voor meer informatie of plan gelijk een gratis demo.
