De transitie naar de Cloud gaat lang niet bij alle organisaties even goed. Maar de Cloud is niet langer iets voor de toekomst en dus is het van belang dat het overgaan naar een moderne werkplek goed gebeurt en niet te lang duurt. Wat zijn de eerste stappen en hoe kunnen wij daarbij helpen? In dit artikel leggen we alles in het kort uit.
Waarom overstappen naar de Cloud?
Waarom zou je eigenlijk overstappen naar de Cloud? Er zijn genoeg redenen te bedenken, financiële voordelen en meer flexibiliteit bijvoorbeeld, maar de drie meest voorkomende zijn:
1. De transitie is al begonnen met Microsoft 365
Veel organisaties zijn hun Cloudtransitie al begonnen door hun on-premise Exchange server te verplaatsen naar Exchange online. Veel IT-teams en business units ontdekten hierdoor de andere opties van Microsoft 365. Denk hierbij aan Azure AD, Windows Virtual Desktop, SharePoint online en meer.
2. Samenwerken in bestanden is de nieuwe standaard
Documenten versturen als bijlage, met als gevolg dat er ontelbare versies zijn van hetzelfde bestand, is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig wordt bij elke opleiding gewerkt met cloud storage en medewerkers verwachten dan ook dat ze dezelfde functionaliteiten op hun werk tegenkomen. Documenten moeten gemakkelijk te vinden zijn, bewerkt kunnen worden gedeeld kunnen worden als link. Op de netwerkschijf is dat niet mogelijk omdat deze niet is ontworpen om samen te werken, maar alleen als oplossing voor het opslaan van bestanden.
3. De opkomst van webapplicaties
Omdat steeds meer applicaties web based zijn hebben veel organisaties hun bestaande applicatie stack opnieuw bekeken om te kijken of ze al hun applicaties naar het web kunnen verplaatsen. Zo wordt de hoeveelheid updates en beleidsregels verminderd en kunnen gebruikerslicenties snel worden opgeschaald.
Blijf de legacy-infrastructuur ondersteunen
Alle gegevens naar de Cloud migreren blijkt vaak lastig. IT-manager of andere besluitvormers maken zich regelmatig zorgen over de beveiliging of de controle over hun gegevens. Daarnaast is er vaak nog behoefte aan specifieke applicaties of zijn er beperkingen vanuit techniek, beleid, wetten of industrie standaarden waardoor organisaties niet volledig over kunnen naar de Cloud.
En hoe hard de Cloud ook groeit, we moeten niet vergeten dat de virtual desktop, intranet en e-mail nog lang geen verleden tijd zijn. Die tools zijn dan ook vaak nog nodig om binnen de organisatie samen te werken en te kunnen werken vanaf iedere locatie en apparaat.
De virtual desktop
De virtual desktop geeft je op een veilige manier toegang tot applicaties vanaf iedere locatie en op apparaten met een beperkte bandbreedte. Dit is voor sommige medewerkers belangrijk, als zij toegang nodig hebben tot een specifieke applicatie, of wanneer zij op verschillende desktops werken maar wel altijd dezelfde Windows applicatie nodig hebben. Een Cloud based (online) werkplek geeft je niet alleen toegang tot al je webapplicaties, maar biedt ook ruimte voor legacy Windows applicaties.
De virtual desktop is voor grote groepen medewerkers vaak een dure oplossing. Daarnaast werkt het niet op elk apparaat even lekker (probeer maar eens een virtual desktop te openen op je mobiel) en de opkomst van SaaS en Microsoft 365 heeft ook nog eens een grote invloed op de virtual desktop. Bedenk dus van tevoren goed wie toegang moet krijgen tot virtual desktops en welke apparaten er gebruikt gaan worden.
Barrières en best practices
Met Startportaal hebben we inmiddels al behoorlijk wat online werkplekken ingericht. Hierbij zijn we genoeg valkuilen tegengekomen, maar hebben we ook geleerd hoe die te overwinnen. Daarom hebben we hieronder de drie meest voorkomende barrières en drie belangrijke tips voor je transitie naar een online werkplek op een rijtje gezet.
Barrière 1: te weinig focus op de eindgebruikers
Vaak wordt een project gestart vanuit een IT-perspectief: “we moeten onze documenten migreren naar SharePoint.” Maar waarom, en wat is het doel?
In dit geval wil je mensen waarschijnlijk in staat stellen om samen aan documenten te werken. Zou het dan niet slimmer zijn om de mensen eerst samen te laten werken aan documenten en je pas daarna te richten op de migratie van bestaande content?
‘Vroeger’ was IT in eerste instantie altijd gefocust op techniek. Tegenwoordig wordt de eindgebruiker steeds meer bij het project betrokken om erachter te komen wat hun behoeften zijn. Het is dan ook belangrijk dat de eindgebruiker niet uit het oog verloren wordt bij technische uitdagingen.
Barrière 2: onvoldoende onderzoek naar de behoeften van eindgebruikers
In sommige gevallen worden transities gedreven door de behoefte (of noodzaak) om verouderde oplossingen en IT-infrastructuren te vervangen. Vaker nog begint een transitie vanuit een zakelijke behoefte.
Je kunt er als organisatie natuulijk nooit zomaar vanuit gaan dat ‘medewerkers samen aan hetzelfde document willen werken. Het is daarom het cruciaal om een onderzoek uit te voeren. Weet je zeker dat ze samen aan documenten willen werken? Of kan hetzelfde proces op een andere manier worden opgelost? Duidelijkheid en zekerheid zijn essentieel.
Barrière 3: gebrek aan doelstellingen en deadlines
Door grondig onderzoek te doen en een digitale werkplekgroep op te zetten, kun je eenvoudig een goed stappenplan opstellen. Het komt regelmatig voor dat organisaties wel een online werkplek willen, maar het geheel vertraging opliep omdat er gewacht moest worden omdat die ene medewerker eerst nog even met een ander project bezig was. Maak dus een roadmap zodat mensen uit de werkgroep tijd vrij kunnen maken in hun planning.
Zo kunnen er duidelijke doelstellingen worden geformuleerd en deadlines worden gesteld om het hoofddoel te bereiken. Het managementteam moet bovendien bereid zijn tijd te besteden aan het proces en verschillende middelen ter beschikking te stellen.
Best practice 1: zorg voor een duidelijke visie
Je moet het gewenste resultaat vanaf het begin voor ogen hebben. Wat wil je bereiken met de transitie naar de cloud en hoe zal dit eruit zien voor jouw organisatie? En over vijf jaar? Zo kun je makkelijk stappen formuleren die je moet nemen om dat te bereiken, maar het helpt je ook om het gewenste resultaat niet uit het oog te verliezen.
Best practice 2: deel je traject op in stappen
Een goed projectplan is opgedeeld in verschillende stappen. Voor elke stap wordt een duidelijk doel gesteld dat bijdraagt aan het einddoel. Een versimpeld voorbeeld:
- Stap 1: de toegang tot applicaties vereenvoudigen
- Stap 2: mensen laten samenwerken in documenten
- Stap 3: oude documenten migreren naar de nieuwe omgeving
Voor elke stap kan je mensen verantwoordelijk maken en om betrokkenheid te stimuleren kun je elke voltooide stap vieren. Let er wel op dat de stappen in verschillende niveaus worden verdeeld om ze af te stemmen op strategische, tactische en organisatorische doelen.
Best practice 3: evalueer je doelen - en ga door
Na het behalen van een doel moet je altijd evalueren: wat ging er goed, wat had er beter gekund? Heb je een (technisch) probleem opgelost? Zijn de werkprocessen binnen de organisatie verbeterd? Blijf constant monitoren of de technische problemen zijn opgelost en controleer of het je medewerkers daadwerkelijk tijd bespaart.
Advies nodig?
Lijk het je leuk om eens verder te praten over wat de Cloud nog meer voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op. We vinden het leuk om samen met jou, geheel vrijblijvend, te sparren over de beste oplossing voor jouw organisatie. Wie weet tot snel!
