Of het nou gaat om het bijhouden van projecten of een uitgebreide managementrapportage – documenten zijn een belangrijk onderdeel van de meeste organisaties. Vreemd dus eigenlijk, dat medewerkers vaak (te) veel kwijt zijn aan het zoeken van de juiste bestanden. Dat kan beter.
Het probleem met documenten
Het beheer van onze documenten en bestanden is vaak slecht georganiseerd en dus niet efficiënt. Er zijn regelmatig meerdere versies van hetzelfde document in omloop, waardoor je al snel in een verouderde versie werkt. Daarnaast zit je soms uren aan iets te werken wat je later niet meer terug kan vinden of, nog erger, niet meer bestaat vanwege een vastgelopen laptop.
Kuren met je bestanden zorgen in het meest gunstige geval alleen voor tijdverspilling, maar er zijn natuurlijk grotere risico’s. Want wat als iemand een grote beslissing neemt op basis van een verouderd document? En wat als je belangrijke klantgegevens niet kunt terugvinden? Er zijn nog te veel bedrijven die hun documenten niet op orde hebben en daardoor in de problemen (kunnen) komen.
Gebrek aan overzicht
Er zijn eigenlijk gewoon te veel mogelijkheden om je bestanden op te slaan: OneDrive, SharePoint en andere clouddiensten, netwerkschijven en natuurlijk lokale harde schijven. Daarnaast zijn er veel mensen die hun bestanden ook nog eens naar zichzelf mailen of diensten als Dropbox gebruiken. Al die mogelijkheden zorgen voor uitgebreide keuze, maar vooral ook voor gebrek aan overzicht.
We gaan in dit artikel wat dieper in op de problemen die veel organisaties hebben met het organiseren van documenten en hoe die problemen verholpen zouden kunnen worden. We focussen daarbij vooral op het samenbrengen van online en offline documenten.
Samenbrengen is lastiger dan je denkt
Het klinkt misschien redelijk eenvoudig, maar er komt meer kijken bij goed documentmanagement dan je denkt. Vooral als er gebruik wordt gemaakt van zowel netwerkschijven als cloudopslag.
1. Het vinden van documenten
Zoals eerder gezegd is het soms moeilijk om de juiste bestanden te vinden als je op veel verschillende plekken in veel verschillende mappen moet zoeken.
2. De juiste versie
Bij slecht documentmanagement bestaan er vaak verschillende versies van een bestand. Eentje op de lokale server, eentje in de cloud, eentje in de mail. Het is dan maar gokken welke de meest recente versie is. Niet erg productief en potentieel zelfs erg gevaarlijk.
3. Altijd en overal toegang
Met je bestanden in de cloud kun je ze altijd en overal bereiken. Maar wat nou als het document waar je naar op zoek bent op een netwerkschijf staat? Het kan behoorlijk irritant zijn als je een bepaald gedeelte van je bestanden niet kunt bereiken vanaf een bepaald apparaat of locatie.
4. Overgang naar de cloud
Veel organisaties verplaatsen hun bestanden van de netwerkschijf naar de cloud. Het feit dat het ene document wél in de cloud staat en de ander (nog) niet, kan bij werknemers zorgen voor verwarring.
5. Complexiteit en kosten
In sommige gevallen, vooral bij bedrijven die te maken hebben gehad met overnames, wordt er gewerkt met meerdere netwerkschijven. Dat kan de overgang een lang, ingewikkeld en kostbaar proces maken.
6. Weerstand van medewerkers
Veel medewerkers vinden de huidige werkwijze prima en zitten helemaal niet te wachten op vernieuwing. Ze willen daarom hun oude, vertrouwde manier van documenten opslaan en bewerken niet veranderen als er wordt overgestapt op cloudopslag. Ze willen bijvoorbeeld de ‘oude’ indeling van de mappen op de netwerkschijf behouden
7. Oude gewoontes
Indien de opslag en indeling van bestanden chaotisch is en medewerkers daaraan gewend zijn geraakt, hebben ze al snel de neiging om gebruik te blijven maken van hun eigen oplossingen. Er moet worden gewaakt dat dit het nieuwe systeem niet ondermijnt.
Waarom online en offline bestanden samenvoegen?
Problemen zijn er om opgelost te worden en dus zijn ook de zojuist genoemde knelpunten te verhelpen. Het is namelijk mogelijk om zowel je online als offline bestanden te kunnen gebruiken in één web-based documentmanagementsysteem, oftewel DMS. Zo’n DMS heeft meerdere voordelen:
1. Documenten zijn beter vindbaar
Een enkel overzicht van al je bestanden, zowel on- als offline, maakt het voor iedereen eenvoudiger om de juiste documenten te vinden. Zo werk je efficiënter en het voorkomt frustraties.
2. Het is minder risicovol
Zo’n duidelijk overzicht van je documenten zorgt er ook voor dat er geen meerdere versies van hetzelfde bestand in omloop hoeven te zijn. Zo wordt er nooit gewerkt met verouderde informatie en minimaliseer je het risico op een kostbare fout.
3. Een verbeterde werknemerservaring
Als je altijd werkt met de juiste versie zorgt dat voor vertrouwen. Maar misschien nog wel belangrijker: medewerkers hoeven niet langer te navigeren tussen meerdere applicaties om het juiste document te vinden. Alles is beschikbaar binnen hetzelfde documentmanagementsysteem met een intuïtieve interface. Dat komt de werknemerservaring ten goede.
4. Eenvoudige transitie naar de cloud
De transitie naar de cloud kan een ingewikkeld proces zijn. Door het samenvoegen van online en offline documenten kan dat proces makkelijker worden gemaakt. Hierover later meer.
5. Het is goedkoper
Sommige organisaties investeren in aparte documentmanagementsystemen. Omdat er in dat geval documenten naar het DMS worden gemigreerd kan dat lang duren en (daardoor) duur uitpakken. Een eenvoudige oplossing als Startportaal, waarbij je bestanden gewoon op dezelfde plek kunnen blijven staan, brengt minder kosten met zich mee.
Combineren met Startportaal
Als alle documenten gecombineerd worden in een intuïtieve interface worden er veel uitdagingen weggenomen en wordt de werknemerservaring verbeterd. We horen vaak dat het documentbeheer binnen Startportaal één van de favoriete features is binnen de online werkplek.
Aan de achterkant gebeurt er veel, maar het principe is aan de voorkant redelijk simpel: Startportaal brengt al je documenten samen in één documentmanagementsysteem. Het maakt niet uit waar ze zijn opgeslagen. Ook de cloudopties van Microsoft (OneDrive en SharePoint) worden hierin gewoon meegenomen. Dit maakt het ook mogelijk dat documentbibliotheken worden gekoppeld aan de ruimtes van Microsoft-teams die in onderliggender SharePoint-bibliotheken zijn opgeslagen.
Zo krijgen medewerkers al hun documenten in een intuïtief overzicht dat altijd en overal te bereiken is. Omdat mensen snel terugvallen in hun oude gewoontes is het van belang om het gebruik van de cloud-opslagopties te stimuleren. Anders blijven medewerkers de oude netwerkschijven gebruiken en wordt het daadwerkelijk overstappen een lang proces. Het DMS van Startportaal maakt het enorm gemakkelijk om de bestanden in de cloud te vinden. Het gemak waar mee gewerkt kan worden zorgt ervoor dat medewerkers minder snel geneigd zijn om op de oude manier te blijven werken.
Gebruik Startportaal voor een simpele transitie
Steeds meer bedrijven stappen over naar de cloud omdat het een groot aantal voordelen biedt. Een pijnpunt in die transitie is dat het overzetten van documenten de medewerkers kan storen – zij werken tenslotte dagelijks met die bestanden.
Het samenbrengen van offline en cloudbestanden kan hierin een uitkomst betekenen. Ten eerste natuurlijk omdat het zorgt voor overzicht bij de medewerkers, maar vooral ook omdat het betekent dat je bestanden gefaseerd kunt overzetten zonder dat de medewerkers er last van hebben. Naadloos dus!
Oftewel: met het documentmanagementsysteem van Startportaal bied je jouw medewerkers een fijnere ervaring, verhoog je de efficiëntie, verlaag je de risico’s en breng je jouw organisatie naar 2022. Interesse? Vraag dan gratis een vrijblijvende demo aan!
